Las 7 herramientas digitales indispensables para tu negocio en 2021

Las 7 herramientas digitales indispensables para tu negocio en 2021

Si algo hemos aprendido el año 2020 es la importancia de la digitalización de nuestras empresas. No solo eso, sino que también de lo poco preparadas que están algunas para dar el paso a lo digital. Te hablamos de 7 herramientas digitales que serán indispensables para tu negocio el año que acabamos de comenzar.

Según datos recientes, el 90% de las pequeñas empresas no ofertan sus productos online. Mientras que el 85% de los que lo hicieron ya, empezaron a ver resultados.

Pero digitalizarse no significa solo vender online. También implica un proceso de modernización de procesos y de aprovechamiento de la nueva tecnología.

Vivimos en una era de gran desarrollo tecnológico y hay muchas herramientas que nos pueden ayudar y hacer más ameno, rápido, barato o fácil nuestro trabajo.

Aquí hablaremos de 7 herramientas digitales imprescindibles para este 2021 que se avecina.

 

1. Programas de contabilidad –  Las cuentas bajo control

Tener un contable ya es cosa del pasado. Muchos empresarios y gerentes de PYMES han tenido grandes quebraderos de cabeza debido a problemas con contables. No porque no sepan hacer su trabajo, sino porque no siempre pueden ofrecer el servicio personalizado que uno necesita.

Hay veces que se necesitan consultas o una atención que no siempre podemos conseguir. Además de las reticencias de quienes prefieren tener todo bajo su propio control. ¿Cómo hacer para poder llevar la contabilidad de tu empresa sin ser un contable? O más aún, sin tener grandes conocimientos de contabilidad.

Es para ellos, y para todos, que existen las aplicaciones y programas de contabilidad. Se trata de una manera fantástica de llevar las cuentas de tu empresa de manera ordenada y al día. Además, con una interfaz amigable y comprensible, gráficos, consultas al soporte personalizado y muchas ayudas.

Pero no solo se limitan a llevar el control de las cuentas, también tienen entre su base de datos los impuestos que debe pagar una empresa, de modo que pueden recordar y explicar para cada tipo de empresa qué, cuánto y cuándo pagar determinadas tasas.

Son la mejor manera de evitar sorpresas desagradables, mantener todo bajo control y poder dedicar tu tiempo a seguir dirigiendo y mejorando tu empresa.

 

2. CRM – Mucho más que un software

Si en 2021 hay que explicar que es un CRM, es una mala señal. Se trata de un acrónimo que significa (en inglés) “Gestión de relación con los clientes”. Sin embargo, no hay que dejarse engañar por su nombre, se trata de mucho más que una herramienta para controlar el trato con el cliente:

  • Controlar gran volumen de clientes
  • Lanzar y controlar estrategias de marketing
  • Analizar y recolectar datos de comportamientos de clientes
  • Ayuda a fidelizar y retener clientes
  • Mejora el posicionamiento de la marca
  • Mejora la asistencia al cliente haciéndola más intuitiva y personal
  • Generar reportes e informes
  • Ayuda a mantener organizados todos los movimientos de la empresa

Solo por mencionar algunas de todas las acciones que podemos hacer con la ayuda de un CRM. Se puede implementar en el departamento de marketing, de ventas, de atención al cliente e incluso en el de informática.

Hay miles de herramientas digitales tipo CRM en el mercado. Algunas más genéricas, otras más específicas. Dependiendo de nuestras necesidades, necesitaremos un tipo u otro.

 

3. Subtitulador de videos – El futuro pasa por los ojos

El video representará en 2021 el 80% del total del tráfico de internet del mundo. Necesitas elementos audiovisuales si quieres estar al día, captar la atención de los clientes y crear contenido de calidad.

Sin embargo, hacer videos no es sencillo ni barato. O, por lo menos, hacer videos de calidad no lo es. Si vas a embarcarte en esta aventura, más vale que lo hagas bien. Cualquiera es capaz de filmar con su móvil un producto medianamente normal, pero un buen video es una carta de presentación ideal para destacar y dar a conocer tu marca o empresa.

Primero necesitarás un editor, que es la herramienta básica para cualquier contenido audiovisual. Cortar, pegar, ajustar imagen, sonido, quitar silencios, etc. Es importante pulir tu video para que sea relevante.

Sin embargo, un video bonito no alcanza. Necesitas que quede claro tu mensaje y que sea accesible a cuanta más gente posible.  Para esto es muy importante un generador de subtítulos. Hay que tener en cuenta quienes no tienen capacidad auditiva o simplemente quienes no pueden activar el audio de sus dispositivos.

Al presentar un video con subtítulos captas, además, la atención desde el principio. Invitando incluso a quienes no puedan escucharlo a que lo entiendan y lo disfruten.

 

 

4. Newsletters – Un clásico cada vez más de moda

La primera forma de marketing masivo era a través del correo. Con la llegada de internet, los anuncios empezaron a llegar a nuestro buzón virtual. Pero como todo, el abuso creó el SPAM y las inteligencias artificiales empezaron a leer el contenido y descartarlo por nosotros.

Esa es un poco la caída del marketing por email. Sin embargo, desde hace unos años está volviendo y cada vez con más fuerza. Ya no se obtienen los emails de formas poco legales ni se mandan anuncios sin permiso. Esta vez somos conscientes y, es más, los propios clientes son los que se apuntan.

Crear una newsletter con noticias, contenido de calidad y promociones especiales hace que cada vez sean más los que se suman a la lista de emails. De manera sutil, cercana y directa podemos ofrecer a nuestros clientes ofertas personalizadas y especiales.

Crear una newsletter ya no es un quebradero de cabeza. Gracias a herramientas digitales como Mailchimp o MailerLite, podemos en pocos minutos programar y enviar emails a miles de personas y tener todo bajo control.

 

5. Almacenamiento en la nube – Espacio más allá de nuestra imaginación

Atrás quedaron los días de los servidores físicos, los discos duros externos y los pendrives. La información ya no se almacena en dispositivos. Para ser más exactos, la información ya no se maneja de forma física. Podemos manejar todos los documentos de nuestra empresa desde cualquier ordenador y desde cualquier parte.

Existen herramientas que simplemente se limitan al almacenamiento. Por un precio bajo (o incluso gratis), tenemos muchas ofertas de almacenamiento en la nube. A través de nuestra cuenta tendremos acceso a todo lo que guardemos en nuestros discos duros virtuales.

BENEFICIOS:

  • Accede desde cualquier punto en cualquier momento
  • Inmediatez
  • Facilidad para acceder y compartir
  • Posibilidad de edición conjunta en tiempo real
  • Aumento de espacio simple y a buen precio
  • Al no ser físico, no se estropea con el dispositivo

DESVENTAJAS:

  • Necesaria una buena conexión a internet
  • Acceso gratuito limitado
  • En materia de seguridad hay que estar pendiente a quién damos acceso
  • Fácil de copiar, una vez accedido al material

Aunque parezcan igual cantidad de motivos, son muchos más y más relevantes las ventajas que las desventajas. No existen motivos para no tener nuestros documentos importantes en la nube en pleno siglo XXI.

 

6. Gestión de trabajo en equipo – El tablero virtual

¿Cuántas veces hemos necesitado visualizar el conjunto para poder organizar el particular? Escribir a mano o en post-its todo lo que hay que hacer, asignarle una tarea a cada colega, la fecha de entrega, y un sinfín más de cosas de las que estar pendientes.

Si disponíamos de espacio y tiempo, podíamos crear nuestro propio tablero para organizar todo. Pero no siempre era posible ni fácil. Además, solo era accesible a unos pocos.

Es por eso que hace varios años están desarrollándose y popularizándose nuevas herramientas digitales como Trello, Smartsheet o Clarizen para poder gestionar los equipos y las tareas online.

Puedes tener en pantalla, en forma de lista, todas las tareas, los plazos y la información. Además de ser accesible a todos, cada persona puede personalizarlo como mejor le convenga sin modificar la información de los demás. La organización de tareas ya nunca más será la misma.

 

7. Gestión de redes sociales – Todo el contenido a un clic de distancia

Es normal, e incluso recomendable, que tu empresa tenga un perfil en varias redes sociales. Como ya dijimos antes, lo importante es llegar a toda la gente que podamos. Sin embargo, no todas las redes son iguales ni lo es su contenido.

Hay quien prefiere unificar el contenido y compartir lo mismo en todas las redes. Hay quienes se centran en una en particular y utilizan las demás como “satélites” para enlazar al contenido. Y hay quienes prefieren personalizar cada una y crear contenido específico y adaptado a cada público.

Sea cual sea tu estrategia necesitarás un gestor de redes sociales. En vez de estar entrando y saliendo de cada aplicación o página web, puedes tenerlas todas bajo control en un solo sitio.

Desde controlar el contenido, programar publicaciones, adaptarlo a cada pantalla hasta programar cada una a una hora distinta. Además, se pueden gestionar las notificaciones y las interacciones de cada red social en tiempo real. La gran arma secreta y una de las herramientas digitales favoritas de los Community Manager

Cada empresa y PYME tiene una realidad y unas necesidades. Sin bien estas herramientas digitales pueden ayudar en general, es cuestión de que cada uno encuentre la que más le conviene.

Puede ser el precio, las prestaciones, la asistencia o lo personalizable lo que nos haga decidirnos por una o por otra. Lo importante es siempre investigar, consultar, preguntar y no tomarse la elección a la ligera. Una vez que encontremos la correcta, los resultados no tardarán en aparecer.

Hacia la Transformación Digital de España en 2021

Hacia la Transformación Digital de España en 2021

El informe España nación digital, una visión del estado de la digitalización en España 2019, en la edición que analizaba datos de 2019, utilizaba 80 indicadores para colocar a España en una posición intermedia entre las economías más avanzadas y las de segundo nivel. Otro estudio, el Índice de Economía y Sociedad Digital (DESI) elaborado por la Comisión Europea, la colocaba en una posición por encima de la media, aunque desigual según el indicador. Un año más tarde, casi todo ha pasado, y la pandemia ha dado un empujón a la Transformación Digital de España con el ascenso del comercio online y el avance vertiginoso del teletrabajo.

La transformación digital de España antes de la pandemia

El estudio España nación digital 2019, analiza la posición de España respecto a otras economías de países de la OCDE de los que se dispone de datos. Si bien el estudio otorga buenas posiciones a España en implantación de redes de fibra óptica y redes 5G, otros indicadores como la disponibilidad de página web por las empresas, o los medidores de innovación, aunque habían mejorado, la hacían descender. El gasto en I+D en relación al PIB estaba muy bajo, así como la gestión privada de I+D, las patentes y las publicaciones científicas en proporción a la población.  El estudio sitúa finalmente a España en el grupo de cabeza de las economías de segundo nivel, solo superando o igualando a Italia, entre las grandes economías europeas. El resto de economías, con las nórdicas a la cabeza, y por supuesto países como EEUU o Canadá, estaban por delante de España.

En cuanto al grado de competencias, España ocupaba un puesto intermedio-bajo, con unas capacidades digitales inferiores a la media en la UE, con solo solo un 54,8% de los adultos con competencias digitales básicas, un 54% hablando 1 o 2 idiomas extranjeros, y una posición intermedia-baja en el informe PISA del año anterior.

Gráfica España Nación Digital

Fuente: https://naciondigital.net

Aunque debido al tamaño del mercado, en términos de población y de PIB absoluto, España se puede considerar la 10ª economía de la OCDE y la 5ª de Europa, si normalizamos sus datos por población la posición de España descendía a la posición 23ª de la OCDE, lo que la situaba en una posición no demasiado relevante a nivel global y europeo, un país frontera entre las economías avanzadas y las de segundo nivel.  Y la Transformación Digital de España podría haber influido en que no acabemos de situarnos en el primer grupo.

El estudio de la Comisión Europea

Para completar la visión de este artículo con otro estudio, el “Índice de Economía y Sociedad Digital (DESI)” de la Comisión Europea es más optimista, y respecto a la Europa de los 28 (muy pronto ya 27), coloca a España en la posición 10 (quitando a Reino Unido), con una puntuación en digitalización de 57,5  (Finlandia ocupa la posición 1, con 72,3 y Bulgaria la última, con 36,4)

Gráfica Portal Administración electrónica 1

Fuente: Portal Administración Electrónica del Gobierno de España

De los 5 indicadores importantes que maneja, está por encima de la media de la UE en Servicios Públicos Digitales, Conectividad e incluso el uso de Servicios de Internet, pero no tanto en Capital Humano y en Integración de Tecnología Digital. En ese sentido, coincide con el informe “España nación digital”, cuyos indicadores más negativos eran la disponibilidad de página web por las empresas en su conjunto,  el Índice de Adopción Digital de las empresas  (según el Banco Mundial), el gasto de I+D relativo al PIB público, las patentes por millón de habitantes, el índice de cultura emprendedora y la mayoría de los indicadores del apartado de formación y empleo.

Gráfica Portal Administracion electrónica 2

Fuente: Portal Administración Electrónica del Gobierno de España

Sin embargo, ambos informes coincidían en señalar que nuestras redes y conectividad sí estaba preparada, tanto a nivel de fibra óptica como de 5G, lo que sin duda ha facilitado la adopción rápida del teletrabajo, como veremos en el apartado siguiente

La Transformación Digital de España en 2020

Ahora bien, ¿qué ha pasado con la transformación digital en España este último año? Como en muchos países, la pandemia ha hecho que algunas áreas de digitalización avancen en un año lo que en circunstancias normales les habría llevado cinco, según algunos analistas.  Y hay dos campos en que eso es muy evidente, el teletrabajo y el comercio electrónico.

El teletrabajo

Previamente a la digitalización, las empresas que practicaban teletrabajo total o parcialmente eran poco más del 8%.  El barómetro de empresas de Deloitte, dirigido a un panel de 2.400 empresas españolas con más facturación de cada sector, en su análisis del primer semestre de 2020 y su previsión del segundo, establecía un crecimiento claro del teletrabajo. Un 24% de los panelistas preveían mantener el teletrabajo en el segundo semestre de 2020 para entre el 25% y el 50% de sus profesionales, cuando la mayoría de las empresas no contaban antes con ningún empleado en fórmula de teletrabajo.

Según muestran los estudios de transformación digital señalados, las redes están en España preparadas para esta implementación. De hecho, el uso de la banda ancha y banda móvil estaba en 2019 en una posición medio-alta en Europa, y el uso de internet por las Administraciones públicas en un lugar claramente dominante. La pandemia ha dado al teletrabajo el empujón que necesitaba a nivel de cultura de las organizaciones y empresas.

El comercio electrónico

A eso hay que sumar el crecimiento del comercio electrónico. Según el VII Estudio Anual de eCommerce en España 2020, basado en 1079 encuestas realizadas a usuarios entre 16 y 70 años, los encuestados que compran online ascienden al 72%. Las compras exclusivamente online en 2020 habían aumentado un 23% respecto al año anterior. Cuando se les preguntó su fórmula de compra en el futuro, un78% dijo que una fórmula combinada entre la tienda física y la compra por internet.  Con datos de Statista Digital Market, el comercio electrónico crecerá entre 2017 y 2023 un 38%:

Evolucion del eCommerce 2017-2023

El resto de datos, que tomamos del VII Estudio Anual de eCommerce , también son alentadores. El número de veces que se compra online pasa de 3 a 3,5 veces al mes y el gasto medio por acto de compra de 64€ a 68€. Es decir, que pasan en promedio de gastar 192€ a 238€ al mes. Es más, un 25% declararon que comprará más online que antes del confinamiento, cuando la situación vuelva a la normalidad. Y un 45% que antes no compraba productos físicos online, ha empezado a hacerlo. Todos estos indicadores prevén un aumento, tanto de facturación (entre un 15% y un 20% más) como de consumidores online (si bien en esto es difícil establecer un porcentaje).

Muy probablemente, España cogerá por fin el tren del comercio electrónico desde 2021 (en el estudio “España Nación Digital”, se encontraba aún en 2019 en la posición 23 de 32).

En conclusión, aún es pronto para decirlo, y habrá que esperar a los estudios sobre transformación digital con más datos de 2020, pero los indicadores apuntan a que España va a continuar evolucionando digitalmente. O debe hacerlo, si no quiere quedarse atrás en una situación global cada vez más  compleja.

La nueva normativa del teletrabajo. ¿Qué hay que saber?

La nueva normativa del teletrabajo. ¿Qué hay que saber?

Hasta ahora las situaciones de trabajo a distancia se regían por el artículo 13 del Estatuto de los Trabajadores, pero el aumento del teletrabajo debido a la pandemia ha cambiado todo. El Gobierno ha aprobado y publicado en el BOE el pasado 23/09 el Real Decreto-ley 28/2020, de trabajo a distancia, para regularlo. La entrada en vigor es 20 días después su publicación, es decir, el 13/10. Te resumimos lo más importante de esta nueva normativa del teletrabajo que va a dar mucho trabajo a los departamentos legales y de recursos humanos.

CONTENIDOS

Entrada en vigor y en qué circunstancias se aplica

¿Qué es trabajo a distancia y qué es teletrabajo?

Igualdad del trabajo a distancia y el trabajo presencial en derechos

Voluntariedad del trabajo a distancia

Derechos de los trabajadores a distancia

Facultades de dirección, organización y control empresarial

Entrada en vigor y en qué circunstancias se aplica

La entrada en vigor, como ya hemos dicho, es transcurridos 20 DÍAS de la publicación en el BOE. Como esta fue el 23/09, sería en la mayoría de los casos el 13/10. Sin embargo, hay varias disposiciones adicionales, transitorias y finales que aplican desde el mismo día de su publicación.

El RDL 28/2020 se aplica al trabajo a distancia tal y como se define en esta norma. Sin embargo, hay que dejar claro que deja fuera el trabajo a distancia implantado excepcionalmente en aplicación del artículo 5 del RDL 8/2020, o como consecuencia de las medidas de contención sanitaria derivadas de la COVID-19. Esa  circunstancia del teletrabajo  sigue regulada por las leyes anteriores.

No obstante, al trabajo a distancia a consecuencia de las medidas de contención sanitaria le son igualmente de aplicación los dos puntos siguientes:

  • Las empresas estarán obligadas a dotar de los medios, equipos, herramientas y consumibles que exige el desarrollo del trabajo a distancia, así como al mantenimiento que resulte necesario.
  • La negociación colectiva establecerá la forma de compensación de los gastos derivados para la persona trabajadora de esta forma de trabajo a distancia, si existieran y no hubieran sido ya compensados.

La disposición transitoria primera establece que el acuerdo de trabajo a distancia, del que luego hablaremos, debe formalizarse en el plazo de TRES MESES desde que el RDL 28/2020 se aplique a la relación laboral. El mismo plazo se establece para modificar acuerdos de trabajo a distancia de carácter individual vigentes a la fecha de publicación del RDL. Cuando haya acuerdos colectivos o convenios, la entrada en vigor será cuando estos dejen de estar vigentes, o un año después de la publicación del RDL, si estos no prevén un plazo, salvo que se pacte lo contrario.

Teletrabajo para empresas

¿Qué es trabajo a distancia y qué es teletrabajo?

Primeramente, se define lo que es trabajo a distancia, trabajo presencial y teletrabajo, dado que este RDL 28/2020 regula el trabajo a distancia (no solo y exclusivamente el teletrabajo)

  • Trabajo a distancia es aquel que se presta en el domicilio de la persona trabajadora o en el lugar elegido por esta, durante toda su jornada o parte de ella, con carácter regular.
  • Teletrabajo es el trabajo a distancia que se lleva a cabo mediante el uso exclusivo o prevalente de tecnologías de la información.
  • Trabajo presencial es aquel que se presta en el centro de trabajo o en el lugar determinado por la empresa.

Por tanto , aunque  hablamos de normativa del teletrabajo, realmente regula de manera más amplia el trabajo a distancia.

Además, para que se considere trabajo a distancia debe darse en un periodo de referencia de 3 meses, un mínimo del treinta por ciento de la jornada, o el porcentaje equivalente en función de la duración del contrato de trabajo. En contratos con menores, en prácticas y para la formación y el aprendizaje, solo se podrá hacer contrato de trabajo a distancia si se garantiza que un 50% del trabajo será presencial.

Por tanto, esta normativa del teletrabajo debería, en rigor, definirse como normativa del trabajo a distancia.

Igualdad del trabajo a distancia al trabajo presencial en derechos

La ley estima que el trabajo a distancia no debe suponer menoscabo de los derechos que el trabajador tiene en el trabajo presencial.  En concreto, en lo que respecta a retribución, estabilidad en el empleo, tiempo de trabajo, formación y promoción profesional.  Deberán percibir la misma retribución y complementos que percibían cuando realizaban trabajo a distancia.

En detalle, no podrán percibir menos remuneración ni aumentar el tiempo de trabajo, por dificultades técnicas debidas no imputables al trabajador. También tendrán el mismo derecho de adaptación a la jornada establecido en el artículo 34.8 del Estatuto de los Trabajadores, a fin de que no interfiera el trabajo con la vida personal y familiar.

Autónomo o empleado de empresa en teletrabajo

Voluntariedad del trabajo a distancia

El trabajo a distancia tiene un carácter TOTALMENTE VOLUNTARIO tanto para el trabajador como para la empresa. Además, tiene la condición de ser reversible. En caso de elegirse esta modalidad de trabajo, se requerirá la firma del acuerdo de trabajo a distancia que regula el RDL.  Nunca podrá ser causa de extinción del contrato de trabajo o pérdida de beneficios por el trabajador la negativa a trabajar a distancia o elegir la reversibilidad de la situación.

La formalización del acuerdo debe ser por escrito y se debe anexar al contrato de trabajo. Una vez firmado debe entregarse a la Representación Legal de los Trabajadores (RLT) y a la oficina de empleo. Los contenidos mínimos que debe contener son estos:

  • Inventario de medios, equipos y herramientas para trabajo a distancia
  • Enumeración de gastos que puede tener el trabajador por prestar servicios a distancia, así como la forma de cuantificación de la compensación que debe abonar la empresa.
  • Horario de trabajo y reglas de disponibilidad, si se da el caso.
  • Porcentaje de trabajo a distancia y trabajo presencial
  • Centro de trabajo al que se adscribe el trabajador a distancia y lugar de trabajo elegido.
  • Duración de los plazos de preaviso para la reversibilidad del trabajo a distancia.
  • Medios de control empresarial de la actividad.
  • Procedimiento en caso de producirse dificultades técnicas.
  • Instrucciones dadas por la empresa respecto a protección de datos y seguridad de la información.
  • Duración del acuerdo.

La modificación de las condiciones del acuerdo siempre debe ser objeto de un nuevo pacto formalizado entre empresa y trabajadores, previa información de la RLT. Por otra parte, en los convenios y acuerdos colectivos se podrán establecer mecanismos y criterios por los que la persona puede cambiar de trabajo a distancia a presencial y viceversa, respetando determinados colectivos y circunstancias.

Derechos de los trabajadores a distancia

Los trabajadores a distancia mantendrán los mismos derechos en cuanto a formación y promoción que los trabajadores presenciales. Además, tendrán derecho a la formación necesaria para prestar servicios a distancia, y las actualizaciones necesarias para ello.

Muy importante es lo que respecta a la compensación de gastos, que se ha comentado mucho respecto a esta norma.  Por un lado, los trabajadores a distancia tienen derecho a dotación de medios y herramientas para trabajar a distancia. Por otro, tendrán derecho al abono y compensación de gastos por el desarrollo del trabajo a distancia.

Siempre según la negociación colectiva, se tendrá derecho al horario flexible, al registro de horario adecuado y a la prevención de riesgos laborales, aunque desarrolle su actividad fuera del centro de trabajo.

Tendrán también derecho a la intimidad al usar los dispositivos electrónicos de la empresa, que a su vez no podrá exigir el uso de dispositivos electrónicos personales del trabajador.  También se recalca el derecho a la desconexión digital fuera de su horario de trabajo (ya regulado en el artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018).

Por último, los trabajadores a distancia tendrán derecho a ejercitar sus derechos de naturaleza colectiva igual que los trabajadores. No debe haber obstáculos para la comunicación ni para la participación de los trabajadores a distancia.  La empresa deberá informar a la RLT de las direcciones electrónicas de los trabajadores a distancia, así como acceso al tablón virtual, si este se puede dar en la empresa.

teletrabajo

Facultades de dirección, organización y control empresarial

Se regulan en el capítulo IV y llama la atención que comparativamente su extensión es mucho menor respecto a los tres capítulos anteriores. El Real Decreto-ley 28/2020 dedica 19 artículos definir el trabajo a distancia y lo que implica, las condiciones para practicarlo, los derechos de los trabajadores que lo practiquen. Y solo los 3 artículos del capítulo IV se ocupan de las facultades de organización, control y dirección empresarial en materia de trabajo a distancia.

Se establece que los trabajadores deben cumplir las instrucciones de la empresa en materia de protección de datos y seguridad de la información.  Deben seguir también las condiciones e instrucciones de uso y conservación en relación con los equipos o útiles informáticos. Por último, la empresa adoptará las medidas oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por la persona trabajadora de sus obligaciones y deberes laborales.

La normativa del teletrabajo, cuando este se elige voluntariamente por empresa y trabajadores, se ve totalmente transformada por este RDL, y tanto empresarios como trabajadores deberán estar atentos durante los próximos meses para ceñirse a su cumplimiento. No hay duda de que dará mucho trabajo a los responsables de gestionar estas cuestiones en las empresas.

¿Cuándo está incumpliendo una web la normativa de cookies?

¿Cuándo está incumpliendo una web la normativa de cookies?

El pasado mes de julio la AEPD actualizó su Guía sobre el uso de las cookies para adaptarla a la normativa de la entidad reguladora central europea. Se han modificado algunos presupuestos para hacer la normativa más clara, pero también más estricta. Tras algunos años desde la aplicación del RGPD, todavía hay páginas web que incumplen la normativa de cookies. Te contamos en que consiste y cómo puedes adaptar tu web para cumplir con ella  y que no te lleves una desagradable sorpresa por parte de las autoridades en protección de datos.

La normativa respecto a las Cookies no es algo nuevo, pero hasta el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), no se había definido de manera tan clara y explícita. Hasta ese momento había determinadas prácticas que resultaban cuanto menos dudosas.

En mayo de este año, el CEPD (Comité Europeo de Protección de Datos), sacó unas “Líneas de acción sobre el consentimiento según la regulación 2016/67″.  Debido a ello la entidad equivalente española (AEPD, o Agencia Española de Protección de Datos) ha actualizado en julio de este mismo año la “Guía sobre el uso de las cookies”, que puedes descargar aquí. Se establece un periodo transitorio de tres meses (hasta el 31/10/2020, por tanto) para su aplicación.

El consentimiento en la normativa de cookies

Lo primero y más importante es definir lo que es el consentimiento y lo que no lo es. El artículo 4(11) del RGPD lo define como: “toda manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que el interesado acepta, ya sea mediante una declaración una clara acción afirmativa, el tratamiento de datos personales que le conciernen”.

Muro de cookies

Ejemplo de «muro de cookies»

El hecho es que se están produciendo casos en que las páginas webs o las Apps no utilizan formas de consentimiento válidas, o bien porque no hay una elección real, porque se ve obligado a consentir o porque sufre consecuencias negativas si no lo hace. Es el caso de aquellas páginas que requieren determinados permisos en el móvil para la descarga de una aplicación que en realidad no los necesita para su uso (no estaría bien informado). También, la aceptación a cambio de acceder a un contenido, mediante el llamado muro de cookies, que impide ver el contenido si no se acepta (no sería libre).

Por último, hacer scroll  (desplazarse hacia  abajo por la página) o, simplemente, seguir navegando no son formas de consentimientos (porque no son una clara acción afirmativa).

seguir navegando

Ejemplo de consentimiento tácito

Para combatir estas malas prácticas la Guía define muy bien lo que es la TRANSPARENCIA y también cómo se debe OBTENER EL CONSENTIMIENTO

Transparencia informativa

La web debe informar, respeto a las Cookies, ya sea  directamente en en su Política de Privacidad (que debe estar enlazada desde el aviso de las cookies):

  • Lo que son y para qué sirven.
  • Los tipos de cookies que hay.
  • Quiénes van a usarlas y para qué.
  • La forma de aceptar, denegar o revocar el consentimiento.
  • Si se van a transferir a terceros.
  • Si se van a obtener perfiles de modo automatizado.
  • El periodo de conservación de los datos.

Ejemplo de Política de Cookies

La información debe ser concisa, transparente e inteligible. Por tanto, debe resultar comprensible al integrante medio de la audiencia objetivo. También debe resultar de fácil acceso, mediante un enlace destacado, la información estar presente en el lugar lógico donde se busca y de modo permanente.

Según la filosofía de la doble capa, en una primera debe figurar lo indispensable (el responsable del sitio web, la finalidad de las cookies, si se transmiten a terceros, qué datos se recaban, cómo aceptar configurar o rechazar) y un enlace a la segunda capa, que puede ser la política de privacidad completa. Por último, la guía incide en que se deben diferenciar las cookies de distinta naturaleza, pero no deben diferenciarse una a una, pues el proceso de aceptación o rechazo resultaría confuso para el usuario.

Ejemplo de aceptación selectiva de cookie

La obtención del consentimiento

Como ya hemos dicho el consentimiento es una clara acción afirmativa.  Por tanto, la información del consentimiento debe aparecer separada de otros asuntos y el usuario debe poder negarse a darlo, o revocarlo con posterioridad. La retirada del consentimiento debe poder hacerse de forma fácil. También debe quedar claro para quién o quiénes se da el consentimiento (si además del editor de la web existen terceros).

Hay diversas modalidades de consentimiento y todas son válidas, si se informa de forma clara y transparente de cómo darlo:

  • Al darse de alta en un servicio.
  • Al configurar la página web o aplicación.
  • A través de plataformas de gestión de consentimiento.
  • Antes de descargarse un servicio o aplicación.
  • A través del formato de información por capas.
  • A través de la configuración del navegador.

Ejemplo de consentimiento con primera capa de datos

Respecto a las cookies, como ya hemos dicho ya hemos dicho, no son válidos el consentimiento tácito (el texto indica “Si sigues navegando aceptas estas condiciones”) o los muros de cookies (se impide la navegación si no se da el consentimiento). Los muros de cookies solo serían válidos si se da una alternativa para acceder al contenido que implique la libertad del usuario de hacerlo (aunque sea previo  pago, porque el contenido es bajo suscripción).

Actualización del consentimiento y política de terceros

Si el consentimiento de las cookies se da para terceros, debe remitirse al usuario a la política de privacidad de dichos terceros e informarse claramente de cómo aceptar o rechazar sus cookies.

Por último, la guía informa de que si hay cambios en el uso de las Cookies por parte del sitio web, se debe informar para que el usuario dé un nuevo consentimiento.  Y propone, en caso de que no haya cambios, que la web almacene el consentimiento dado 24 meses, antes de solicitar una actualización del mismo.

Un simple vistazo a las webs de las empresas revela que muchas optan aún por el consentimiento tácito, o utilizan tácticas para obtener el consentimiento de manera que no resulta libre para el usuario (por ejemplo, a cambio de poder ver los contenidos).  Es imprescindible la actualización de las webs antes de que finalice el periodo transitorio (31/10/2020) porque este podría ser el último aviso por parte de las entidades reguladoras

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Soluciones tecnológicas para el teletrabajo

Soluciones tecnológicas para el teletrabajo

Sin lugar a dudas, el teletrabajo es el tema de actualidad por excelencia. Y es que, como consecuencia de la pandemia provocada por el COVID-19, parece ser que esta modalidad de trabajo ha llegado para quedarse. Hoy te hablamos de una solución tecnológica para el mismo: la tecnología WebRTC.

Los gobiernos y las empresas de todo el mundo tienen la obligación de proteger a los trabajadores, y parece que la mejor forma, por no decir única, de hacerlo, es acudiendo al trabajo a domicilio.

Además, los psicólogos han demostrado los beneficios que este tipo de trabajo aporta a los empleados: la flexibilidad hace posible la conciliación familiar, aumentando el bienestar de los trabajadores y provocando en ellos un aumento de la productividad.

Por otro lado, el teletrabajo supone un ahorro en costes para la empresa. El alquiler o compra de oficinas, equipos, gastos de luz, agua…. Consecuentemente, la empresa podrá invertir todos sus recursos en innovación y tecnología.

Gracias a los avances tecnológicos, lo cierto es que la actividad laboral se puede desarrollar fácilmente desde casa. Es suficiente con adquirir la tecnología y los sistemas adecuados.

Parece ser que esta crisis ha servido para que muchas empresas pierdan el miedo al teletrabajo y decidan adoptar esta modalidad como no algo temporal. Para ello, eso sí, es imprescindible la utilización de una tecnología avanzada, que se adapte y permita el desarrollo normal de la actividad: la TECNOLOGÍA WebRTC, desarrollada por Google.

¿Cómo poner en marcha el teletrabajo en una empresa?

Como ya hemos anunciado con anterioridad, la tecnología WebRTC tiene la solución a todas tus dudas. WebRTC es un software de código abierto, desarrollado por Google, que se encarga de transmitir información a través de Internet, ya sea de voz, vídeo, texto…

Comunicación constante con tus colegas, atención al cliente, reuniones online con clientes, proveedores o con tus compañeros… Todo esto y mucho más es posible desde casa gracias a la tecnología WebRTC.

La Tecnología WebRTC (Web Real-Time Communication) es la evolución de la telefonía VoIP y puede utilizarse desde cualquier lugar del planeta y en cualquier dispositivo, con el único requisito de contar con conexión a Internet. No es necesaria ningún tipo de instalación de app, software, cableado, ni equipamiento físico específico. Además, con ella se acabaron los problemas de sonido y retardos en la comunicación tan frecuentes en los softphones.

La tecnología WebRTC permite, por tanto, la ubicuidad total de los empleados para trabajar, pudiendo realizar las mismas labores que harían si estuvieran en la oficina.

Pero, ¿qué herramientas te ofrece WebRTC para teletrabajar?

Normalmente, este tipo  de tecnología proporciona diferentes soluciones, dependiendo del fabricante.

Por  ejemplo,  hoy nos centraremos en Fonvirtual, que  ofrece la Centralita Virtual, el Software para Call Center y el servicio de Videoconferencia de, todos ellos  con tecnología WebRTC. Una vez contratada alguna de las anteriores soluciones, se producirá la integración de la comunicación de la empresa.

Esto, básicamente, significa que los agentes de la empresa podrán tanto recibir como realizar llamadas desde su propio domicilio tal y como si se encontraran en la oficina: misma calidad y misma interfaz. Solo necesitarán contar con unos auriculares y un micrófono y una conexión a Internet, y, ¿quién no cuenta hoy en día con conexión a Internet en su casa?

A ello, se le suman un sinfín de herramientas que esta tecnología posibilita, y que ayudarán a toda empresa a implementar el teletrabajo de forma eficaz, tales como:

  • Control de horarios. A través de un panel de administrador, se podrán controlar las activaciones y desactivaciones de los agentes, es decir, el tiempo que ha estado trabajando. También es posible sacar estadísticas, informes de control de llamadas o acceder a la grabación de las mismas.
  • Comunicación interna. Ya sea mediante voz, chat o videoconferencia, los trabajadores estarán continuamente conectados con sus colegas.
  • Integración con CRM. ¿Gestionar toda la información y datos de los clientes desde una misma plataforma y desde tu propia casa? Sí, es posible gracias a la integración con el software de CRM de tu empresa.
  • Pagos telefónicos con tarjeta. Durante el transcurso de una llamada, se puede pasar al cliente a una pasarela de pago vía teléfono. Aportando sus datos podrá realizar el pago a distancia y con toda seguridad.
  • Control. Para los superiores, existe un perfil de supervisor que permite que la empresa esté completamente controlada aún en la distancia. El encargado podrá supervisar todos los aspectos del call center en tiempo real e interactuar con los agentes desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.

En definitiva, la tecnología WebRTC es un paso más respecto a la VoIP, y las soluciones ofrecidas también son muchas más. En los tiempos que corren, es bastante probable que muchas empresas tengan que volver a optar por el teletrabajo (si no es que siguen aún teletrabajando), y soluciones como esta favorecen que su servicio siga siendo profesional.

8 millones para las ayudas de la CAM a créditos de pymes y autónomos

8 millones para las ayudas de la CAM a créditos de pymes y autónomos

Las ayudas de la CAM (Comunidad de Madrid) dirigidas a autónomos  estuvieron poco tiempo vigentes la última vez. En esta ocasión, las ayudas consisten en un apoyo financiero, tanto para Pymes como para autónomos de Madrid, afectados por la crisis de la Covid-19, que hayan solicitado un crédito para hacer frente a sus gastos.

BENEFICIARIOS DE LAS AYUDAS DE LA CAM

Los beneficiarios de estas ayudas son autónomos y PYMEs cuyo centro de actividad esté en la Comunidad de Madrid. Es decir, por una parte, trabajadores inscritos el RETA, incluyendo socios de cooperativas, sociedades laborales o mercantiles o inscritos de manera alternativa con una Mutua de previsión social. Por otra parte, las pequeñas y medianas empresas. Es decir, las empresas que ocupan a menos de 250 personas y cuyo volumen de negocios anual no excede de 50.000.000 de euros o bien cuyo balance general anual no excede de 43.000.000 de euros.

Aparte de que el centro de trabajo del autónomo o PYME esté en la Comunidad de Madrid, su actividad se ha tenido que ver afectada por el Covid-19, en concreto:

Actividades cuya apertura al público quedase suspendida por la declaración del estado de alarma por la crisis sanitar de la Covid-19 (Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo).

Actividades que hayan experimentado, a partir del mes de marzo o abril de 2020, una reducción de, al menos un 25% de la facturación, comparativamente con el mismo mes del año anterior o respecto a febrero de 2020.

Negocios que iniciasen su actividad en marzo de 2020, independientemente del sector en el que la desarrollen.

OBJETO DE ESTAS AYUDAS

Para optar a estas ayudas de la CAM, la PYME o el autónomo tiene que haber suscrito una operación de préstamo con una entidad de crédito con establecimiento permanente en la CAM, y que esté avalada en un 100% por alguna de las SGR (Sociedades de Garantía Recíproca) que operan en la Comunidad de Madrid. Como sabemos, las SGR son entidades financieras sin ánimo de lucro que facilitan a pymes y autónomos el acceso a la financiación a través de la concesión de avales directos, aparte de asesoramiento, formación y promoción. Aquí puedes consultar las SGR que operan en la Comunidad de Madrid.

El objeto de la ayuda es, de hecho, el pago de las comisiones, intereses y amortizaciones asociadas al préstamo; así como las comisiones del aval. Es decir, que no se puede dedicar a ninguna otra finalidad.

Aparte de ser créditos con entidades establecidas den la Comunidad, y avaladas al 100% por SGR, deben cumplirse también otros requisitos:

Deben ser préstamos nuevos o renovaciones de préstamos que hayan sido concedidos a partir del 14/05/2020 (entrada en vigor del estado de alarma). El importe no podrá ser superior a 50.000€ de principal, y el plazo de devolución deberá ser igual o inferior a 30 meses, incluidos 6 meses de carencia.

CUANTÍA DE LAS AYUDAS

La cuantía de estas ayudas de la CAM será del 6,5% del importe formalizado, en concepto de principal, de las operaciones de préstamo.

El Boletín de la Comunidad de Madrid publicó el 14/05/2020 el  importe total del crédito presupuestario dedicado a estas ayudas, que asciende a 8 millones (8.000.000) de euros.

PLAZOS Y PROCEDIMIENTOS

La orden indicada más arriba establece la fecha máxima del 30/11/2020, y está abierto el plazo desde el 09/05/2020, día siguiente a la publicación en el BOCM de la Orden.

La presentación de solicitudes y la documentación exigida se realizará exclusivamente de manera electrónica, a través del Registro Electrónico de la Consejería de Economía, Empleo y Competitividad de la Comunidad de Madrid.  Por tanto, es necesario contar con DNI electrónico o Certificado Digital en vigor. Además, se deberá estar dado de alta en deberá estar dado de alta en el servicio de Notificaciones Telemáticas de la Comunidad de Madrid. En el enlace correspondiente del registro, que incluimos más abajo, se remite en el apartado “GESTIÓN” al formulario de solicitud y los documentos que se deben rellenar.

Por último, te dejamos los enlaces para solicitar la ayuda, así como las preguntas frecuentes que ha publicado la Comunidad de Madrid sobre la misma.

ENLACE PARA SOLICITAR LA AYUDA

PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE ESTAS AYUDAS DE LA CAM