En el actual y acelerado entorno empresarial, la gestión de proyectos se ha convertido en un componente fundamental para que las organizaciones garanticen el éxito. Una gestión eficaz de proyectos implica planificar, organizar y gestionar recursos para alcanzar objetivos específicos dentro de un plazo definido. Sin embargo, gestionar proyectos de forma manual puede resultar complicado, consumir mucho tiempo y dar lugar a errores. Las herramientas para gestión de proyectos han surgido como una solución a estos desafíos, ofreciendo una amplia gama de características y funcionalidades.

CONTENIDOS

¿Qué son las herramientas para gestión de proyectos?

1. Wrike

2. Asana

3. Monday

4. Adobe Workfront

5. Microsoft Project

6. Basecamp

7. Trello

¿Qué son las herramientas para gestión de proyectos?

El término «herramientas para gestión de proyectos» suele referirse al software de gestión de proyectos que se puede comprar o bien utilizar de forma gratuita en línea. Sabemos de la importancia de las técnicas de productividad para mejorar resultados, pero aquí hablamos de  herramientas de gestión para proyecto,  diseñadas especialmente para ayudar a una persona o equipo a gestionar sus proyectos y tareas de forma eficaz.

En este post, analizaremos en profundidad 7 excelentes herramientas, explorando qué son, los diferentes tipos disponibles y sus beneficios. Además, ofreceremos información sobre cómo elegir la herramienta adecuada para su empresa y consejos para aprovechar al máximo sus proyectos.

1. Wrike

Wrike es una plataforma de gestión del trabajo galardonada, utilizada por más de 20.000 empresas y 2,4 millones de personas en más de 140 países. Con un conjunto de herramientas para todos, desde gerentes de proyectos hasta jefes de marketing, Wrike es una de las principales opciones para equipos, departamentos y organizaciones en todos los sectores y campos.

Pros y contras

Wrike está repleto de una gama inigualable de funciones, que incluyen funciones integradas de planificación de recursos, seguimiento del tiempo y presupuestos que ayudan a los equipos modernos a hacer más con menos. Durante mucho tiempo ha sido pionero en los beneficios de la automatización y la IA, ayudando a los clientes a ahorrar tiempo y recursos, así como a predecir los riesgos del proyecto, generar informes expansivos y priorizar automáticamente.

Puede haber una curva de aprendizaje para aprovechar al máximo las capas superiores de funciones y capacidades de la plataforma. Sin embargo, la mayoría de los clientes sienten que vale la pena la inversión en términos de tiempo, ya que estas funciones más matizadas y complejas permiten a las empresas escalar y crecer exponencialmente, desde la misma plataforma.

Características principales

Gestión de tareas mediante tablero Kanban: accede a un panel de gestión de tareas en tiempo real para una colaboración rápida y sencilla. El tablero Kanban iluminará tu flujo de trabajo y hará que todo el progreso sea transparente. También puedes conectar actualizaciones en tiempo real para cada tarjeta individual.

Gráficos de Gantt personalizables: una de las funciones más populares de Wrike, el diagrama de Gantt te ayuda a visualizar tus fechas de vencimiento y monitorear el progreso del proyecto en tiempo real. Aleja la imagen para obtener una descripción general amplia del progreso de tus proyectos o acércala para poder administrar mejor las cargas de trabajo del equipo.

Análisis en tiempo real: es más importante que nunca que las organizaciones analicen su estado de salud de manera continua, lo que les permite cambiar rápidamente cuando sea necesario. Los potentes análisis de Wrike brindan información valiosa sobre el rendimiento de toda la empresa. Emite informes en tiempo real en segundos.

Integraciones

Wrike tiene más de 400 integraciones de aplicaciones para que los clientes puedan moverse sin problemas entre la plataforma y sus otras aplicaciones favoritas, como Google Drive, Google Calendar, Slack y más. También ofrece integraciones integradas de Adobe CC y DAM, para que los usuarios puedan crear, editar y publicar directamente desde Wrike.

2. Asana

Asana es una de las herramientas para gestión de proyectos más populares. Creada para empresas de distintos tamaños, esta herramienta multifacética combina almacenamiento de archivos, hojas de ruta de proyectos, paneles de control y más en una interfaz atractiva.

Pros y contras

Asana es una plataforma de gestión de proyectos “todo en uno” que ofrece varias funciones de organización del trabajo, herramientas de gestión de recursos y una interfaz atractiva.

Sin embargo, carece de capacidades avanzadas de revisión, así como de la capacidad de configurar fácilmente una gobernanza sólida en toda la cuenta. Los usuarios con proyectos complejos pueden encontrar que la plataforma tiene dificultades para satisfacer sus necesidades.

Características principales

Workflow Builder: la función Workflow Builder de Asana es una herramienta visual que permite a los usuarios crear flujos de trabajo personalizados y conectar a los miembros del equipo.

Objetivos estratégicos: con objetivos estratégicos en Asana, los gerentes de proyectos pueden proporcionar orientación a los equipos y establecer métricas para realizar un seguimiento del rendimiento a lo largo del camino.

Diagramas de Gantt: estas son una de las formas más atractivas de ver los recursos, los plazos y el progreso general del trabajo.

Integraciones

Asana cuenta con más de 200 integraciones de aplicaciones para que los clientes puedan seguir usando sus aplicaciones favoritas, como Google Drive, Google Calendar, Slack y más.

3. Monday

Monday es una opción popular de herramientas para gestión de proyectos que incluye varias plantillas y herramientas para optimizar las operaciones y ayudar a sus equipos a trabajar para alcanzar niveles más altos de productividad. El software muestra mucha información para los equipos, pero los datos clave pueden pasarse por alto en largas cadenas de eventos.

Pros y contras

Monday es una herramienta de gestión ideal para gerentes de proyectos porque tiene una experiencia de usuario fácil de usar y un conjunto completo de funciones de gestión de proyectos que incluyen automatizaciones, paneles personalizables y una biblioteca de plantillas.

Sin embargo, la visualización similar a una hoja de cálculo puede volverse bastante desordenada, con información importante en riesgo de pasarse por alto. Tampoco tiene funciones de revisión nativas ni análisis lo suficientemente avanzados para muchas organizaciones complejas.

Características principales

Paneles personalizados: Monday.com permite a los usuarios crear paneles personalizados y ver la información del proyecto desde diferentes ángulos. Con estos paneles, los gerentes de proyectos y los líderes de equipo pueden evaluar el progreso de un vistazo en función de los datos en tiempo real de los cronogramas y la información presupuestaria.

Automatizaciones: Monday.com ofrece potentes funciones de automatización para agilizar los procesos de trabajo. Las tareas se pueden configurar con recordatorios automáticos cerca de las fechas de vencimiento, y los líderes de equipo pueden crear escenarios del tipo «si esto, entonces aquello» para acelerar el progreso.

Plantillas prediseñadas: los usuarios pueden aprovechar la biblioteca de Monday.com de 100 plantillas diferentes para iniciar proyectos rápidamente, garantizar la uniformidad y los altos estándares en toda la organización, y crear procesos repetibles para tareas comunes.

Integraciones

Monday.com tiene menos integraciones que otros competidores, sin embargo, se sincroniza con las aplicaciones más utilizadas, incluyendo Google, Slack, Salesforce y más.

4. Adobe Workfront

Adobe Workfront es la herramienta para gestión de proyectos preferida por los equipos de marketing. Sin embargo, cuenta con una amplia variedad de funciones que justifican su precio relativamente elevado. Esto es particularmente cierto en el caso de organizaciones de tamaño empresarial que necesitan capacidades más complejas.

Ventajas y desventajas

Adobe Workfront, que incluye todas las funciones de gestión de proyectos principales que necesitaría un equipo promedio, ofrece diagramas de Gantt, funciones de generación de informes y paneles avanzados, así como las sólidas capacidades de gestión de activos y pruebas que se esperan de un producto de Adobe.

Sin embargo, algunos usuarios informan que la última experiencia de usuario no está cumpliendo con la facilidad de uso y la colaboración mejorada. Esto puede generar una adopción limitada entre los nuevos usuarios, que podrían optar por las herramientas existentes. Además, su función DAM tiene errores, lo que puede provocar un retraso en la publicación.

Características clave

Planificador de escenarios: el Planificador de escenarios de Workfront es una buena herramienta para ayudar a predecir y prepararse para diversas situaciones. Puede crear escenarios y ejecutar resultados para evaluar posibles respuestas.

Establecimiento de objetivos estratégicos: esta función ayuda a los equipos a establecer objetivos claros y mensurables que deben cumplir. Esto ayuda a garantizar la alineación a medida que avanza el trabajo.

Paneles detallados: mantenga el control con paneles que permiten un acceso instantáneo al flujo de trabajo de la organización o el equipo. Realice un seguimiento de los objetivos generales o de los proyectos individuales fácilmente.

Integraciones

Adobe Workfront forma parte del reconocido y respetado grupo Adobe. Esto significa que facilita una integración perfecta con la mayoría de sus plataformas hermanas, incluida Creative Cloud. Sin embargo, ofrece una cantidad muy limitada de integraciones de terceros.

5. Microsoft Project

Microsoft Project es parte de la marca Microsoft, en la que confían millones de personas en todo el mundo. Fue diseñado para combinar muchas de las funciones de gestión de proyectos de otras marcas hermanas en una sola plataforma. Es reconocido por su gran desempeño en proyectos individuales, aunque no es tan popular cuando se trata de múltiples proyectos en curso.

Pros y contras

Microsoft Project ofrece un conjunto sólido de herramientas para equipos modernos, incluidos diagramas de Gantt, vistas de cuadrícula y tableros, así como varias funciones de gestión de recursos que ayudan a administrar tareas y equipos.

Microsoft Project funciona mejor junto con otros productos de Microsoft, como Outlook, Teams y SharePoint, para colaborar y trabajar de manera multifuncional de manera adecuada. Esto puede resultar frustrante para las personas que buscan una solución de plataforma única todo en uno.

Características principales

Paneles interactivos: requiere una integración con Power BI, pero la capacidad de ver el estado general del proyecto y el progreso individual rápidamente con paneles interactivos es una ventaja.

Vista de cronograma de Gantt: busque fechas de vencimiento próximas, obstáculos o progreso con la siempre popular vista de Gantt.

Seguimiento de presupuesto: aunque solo está optimizada para proyectos individuales, esta práctica función le permite mantener el control de los gastos, respetando el presupuesto y los plazos.

Integraciones

Como es de esperar, Microsoft Project es muy potente en cuanto a integraciones con otras partes del ecosistema de Microsoft, pero no tanto con otras aplicaciones de terceros. Sin embargo, permite conexiones con Slack, Google Calendar, Outlook, HubSpot y más.

6. Basecamp

Basecamp es una herramienta para gestión de proyectos fácil de usar, especialmente beneficiosa para equipos pequeños que buscan funciones de gestión de proyectos que incluyan funciones de programación, colaboración y supervisión.

Pros y contras

Basecamp es una opción muy sencilla, con precios que se basan en los requisitos, no en los usuarios, lo que atraerá a algunos equipos más pequeños o empresas en crecimiento. Debido a su simplicidad, también es relativamente fácil de navegar y aprender, por lo que tiene una curva de aprendizaje corta.

A escala, Basecamp puede carecer de las funciones más complejas necesarias para la colaboración multifuncional entre equipos en crecimiento. Si bien tiene una función de «Alineación», hay formas limitadas de ver el trabajo, a diferencia de otros productos con diagramas de Gantt personalizables, tableros Kanban, vistas de tabla y más.

Características principales

Listas de tareas pendientes: visualice sus cargas de trabajo rápidamente y divida proyectos complejos con una lista de tareas pendientes para cada proyecto, completa con notas y archivos adjuntos separados.

Tableros de mensajes: manténgase en comunicación constante en tableros dedicados, lo que ayuda a los equipos a trabajar juntos para avanzar en un proyecto en particular.

Programación de proyectos: esta función ayuda a los usuarios a asegurarse de que no se pierdan los plazos clave. Cree fechas de vencimiento, realice un seguimiento del progreso, detecte obstáculos e integre con calendarios para mantenerse actualizado.

Integraciones

Si bien no ofrece una gama tan amplia como otras soluciones de software disponibles, Basecamp permite integraciones con muchas aplicaciones de terceros que tienen capacidades adicionales de desarrollo de software, gestión de proyectos y generación de informes.

7. Trello

Trello es una de las primeras herramientas para gestión de proyectos basadas en Kanban y una de las más utilizadas en España. Aún permite una visualización simple de proyectos y una gestión eficaz de tareas de arrastrar y soltar. Es un software familiar y fácil de utilizar para muchas personas, que permite compartir y colaborar fácilmente, incluso entre usuarios externos.

Ventajas y desventajas

Trello hace que la gestión de tareas sea casi divertida, con tableros atractivos y una interfaz fácil de usar que lo hacen excelente para optimizar la productividad en equipo.

Sin embargo, es limitado en términos de funciones de gestión de proyectos y carteras para toda la organización, por lo que, si necesita crear estrategias o planificar desde un nivel superior, es posible que le convenga una opción de software de gestión de proyectos más completa.

Características principales

Tableros Kanban: Trello es una de las herramientas de tableros Kanban más conocidas, con una interfaz atractiva y una sencilla funcionalidad de arrastrar y soltar.

Tarjetas personalizadas: personalice las tarjetas de tareas con fechas de vencimiento, comentarios y más para asegurarse de que todos los miembros del equipo puedan ver lo que se necesita rápidamente.

Automatización del flujo de trabajo: cree flujos automatizados entre tarjetas que ayuden a agilizar la entrada y acelerar la entrega.

Integraciones

Trello cuenta con más de 200 integraciones listas para usar con Google, Slack y otras de las herramientas de gestión del trabajo muy utilizadas.

Nómadas digitales, knowmads, teletrabajadores internacionales,… Son distintas maneras de llamar a profesionales del conocimiento, con habilidades digitales, que pueden realizar su trabajo desde cualquier lugar, sin estar ligados a una oficina, empresa o país. Entre los destinos preferidos para llevar a cabo su actividad están EE.UU., España, Tailandia, Alemania, Reino Unido o México. Te contamos qué ventajas tienen y por qué eligen trabajan tan a menudo los nómadas digitales en España, entre otros países.

¿Qué son los nómadas digitales?

Nómada digital es un término acuñador por Tsugio Makimoto y David Manners en su libro de 1997 Digital Nomad, mientras que knowmad (nómada del conocimiento) fue inventado por el psicológo John Moravec en 2013 en su libro Knowmad Society y fue popularizado en España desde 2015 por Raquel Roca.  En cualquier caso, ambos términos describen situaciones parecidas.

Por una parte, aportan valor sobre todo con sus conocimientos, motivo por el cual no están ligados a una actividad física en un lugar concreto. Por otra, utilizan herramientas digitales para teletrabajar. Como consecuencia, son profesionales con flexibilidad  geográfica  (y a menudo horaria) y por tanto se van mudando de lugar en lugar, sin establecerse a largo plazo en un lugar concreto. Unos están semanas y otros meses, o incluso años, en cada destino, dependiendo del propio destino y de sus intereses e inquietudes.

Si bien el término knowmad describe una misma realidad a nivel externo (profesionales que cambian de proyecto y de lugar de trabajo, aportando valor con sus conocimientos y habilidades, sobre todo digitales), aporta una serie de características internas que tienen o deben tener. Por una parte, son profesionales creativos, generadores de ideas, innovadores y adaptables. Por otra, su concepto de trabajo va ligado a un oficio que les gusta o un interés que tienen.  Su relación con el conocimiento es de ida y vuelta, están interesados en el aprendizaje permanente, pero también en compartirlo. Por último, son capaces de crear redes y de integrarse en diferentes equipos de trabajo, son adaptables tanto a los proyectos como a las personas. Como remate, habría que decir que John Moravec no incluyó la edad como un factor determinante, habiendo knowmads de diferentes edades.

Había  aproximadamente unos 35 millones de nómadas digitales en 2023 según datos de Think Remote, y el 69% de ellos querían seguir siéndolo  los siguientes dos años (en aumento respecto a años anteriores). Según este medio, en 2022  los milennials eran predominantes (44%), pero también hay generación X (23%), Z (21%) y Baby Boomers (12%).

Fuente: Nomadlist.com

Por otra  parte, según Nomadlist.com hay un 14% que han visitado  EE.UU. España y Tailandia, por su parte, han sido visitados cada uno por el 5% de estos profesionales digitales. En tercer lugar, estarían Reino Unido, Alemania y México, con un 4%. de visitantes internacionales, seguidos de Francia, Italia y Portugal (3%). Como vemos, España es uno de los países preferidos.

El Digital Nomad Visad Index es un indicador que clasifica a los mejores países para los nómadas digitales y España está a la cabeza.

Nómadas digitales en España

¿Por qué España es uno de los lugares favoritos para los nómadas digitales?

1. Clima privilegiado

El mismo motivo por el que lo eligen los turistas: su privilegiado clima. Sin que se den fenómenos meteorológicos extremos, como otras regiones del mundo, en España el tiempo es en general cálido y hay muchos lugares en los que además se puede trabajar junto al mar, al ser una península.

2. Coste de vida asequible

Al contrario que otros países europeos, el coste de vida en España es asequible. Dado que los nómadas digitales no necesitan vivir en lugares con mucho empleo, pero con coste del alquiler es muy alto -grandes urbes como Madrid y Barcelona-, hay ciudades de tamaño mediano, como Palma de Mallorca, Las Palmas de Gran Canaria, Castellón, Valencia, Sevilla o Cádiz, que ofrecen unos precios de alquiler más asequibles -quizá con la excepción de Mallorca- y son igualmente confortables. El coste de vida según el Digital Nomad Visad Index es de 674€.

3. Visado accesible y facilidades fiscales

La nueva Ley de startups facilita el trabajo a distancia de los nómadas digitales, mediante el “visado para teletrabajo de carácter internacional”, que se otorga a aquellos que llegan a España con idea de hacer de ella su sede para el teletrabajo, y que tiene una vigencia de un año. Para ello solo es necesario unos ingresos mínimos de 2160€.  Este visado les permite también declarar sus impuestos mediante el IRNR (Impuesto sobre la Renta para No Residentes). Pasado ese tiempo, se puede pedir una Autorización de residencia para teletrabajo de carácter internacional, que durará otros 3 años. La foto legal favorable se completa con un porcentaje de impuestos de 15% durante los primeros 4 años de residencia, en lugar del 24%  habitual, y un periodo de 6 meses libres de impuestos.

4. Buena disponibilidad de redes

En cuarto lugar, la presencia de la tecnología y las redes 5G es en España es bastante óptima, y esto es algo que los nómadas digitales precisan de manera vital, por lo que no elegirían un país en el que estuvieran sometidos a cortes o restricciones. Con una velocidad de 248,25 MB de media, está entre los países mejores posicionados.

5. Mejor sanidad y más servicios para nómadas digitales

Un factor importante para un nómada digital es si la sanidad del país donde trabaja le cubre de forma suficiente. La puntuación asignada a la sanidad española de 60,9, superior a la de cualquier otro país entre los 20 primeros.

Por otra parte, como cada vez es más gente la que viene a España a teletrabajar, cada vez abundan más los espacios de coworking  (espacio compartido para trabajar) y coliving (alojamiento también compartido) y hay más servicios para los teletrabajadores internacionales.

Ventajas de los nómadas digitales en España

El hecho de contar con una masa de profesionales de este tipo hace que España consiga importantes beneficios.

Por una parte, flexibiliza el mercado del alquiler, dado que en muchas ocasiones este tipo de profesional no permanece demasiado tiempo en un lugar, lo que hace que los alquileres temporales vayan en alza. Aunque hay zonas de ciudades de España que se han quejado por el fenómeno de la gentrificación (aumento de en un barrio de la población extranjera o no procedente del mismo barrio), lo cierto es que el mercado de alquiler se ha revalorizado.

Por otra parte, este tipo de personas aportan conocimiento e innovación, y estas cualidades generan importantes sinergias con los profesionales locales. A veces, muchos negocios han empezado por una colaboración con un profesional que traía de fuera un conocimiento nuevo.

Por último, algunos de ellos pueden decidir establecerse de forma definitiva, y esto es una importante ventaja también para la economía española, porque pueden fundar nuevas empresas, con una dosis importante de innovación, en nuestro país.

En definitiva, por varios motivos, es una buena noticia que haya tantos nómadas digitales en España y que sea uno de sus destinos preferidos.