En el actual y acelerado entorno empresarial, la gestión de proyectos se ha convertido en un componente fundamental para que las organizaciones garanticen el éxito. Una gestión eficaz de proyectos implica planificar, organizar y gestionar recursos para alcanzar objetivos específicos dentro de un plazo definido. Sin embargo, gestionar proyectos de forma manual puede resultar complicado, consumir mucho tiempo y dar lugar a errores. Las herramientas para gestión de proyectos han surgido como una solución a estos desafíos, ofreciendo una amplia gama de características y funcionalidades.

CONTENIDOS

¿Qué son las herramientas para gestión de proyectos?

1. Wrike

2. Asana

3. Monday

4. Adobe Workfront

5. Microsoft Project

6. Basecamp

7. Trello

¿Qué son las herramientas para gestión de proyectos?

El término «herramientas para gestión de proyectos» suele referirse al software de gestión de proyectos que se puede comprar o bien utilizar de forma gratuita en línea. Sabemos de la importancia de las técnicas de productividad para mejorar resultados, pero aquí hablamos de  herramientas de gestión para proyecto,  diseñadas especialmente para ayudar a una persona o equipo a gestionar sus proyectos y tareas de forma eficaz.

En este post, analizaremos en profundidad 7 excelentes herramientas, explorando qué son, los diferentes tipos disponibles y sus beneficios. Además, ofreceremos información sobre cómo elegir la herramienta adecuada para su empresa y consejos para aprovechar al máximo sus proyectos.

1. Wrike

Wrike es una plataforma de gestión del trabajo galardonada, utilizada por más de 20.000 empresas y 2,4 millones de personas en más de 140 países. Con un conjunto de herramientas para todos, desde gerentes de proyectos hasta jefes de marketing, Wrike es una de las principales opciones para equipos, departamentos y organizaciones en todos los sectores y campos.

Pros y contras

Wrike está repleto de una gama inigualable de funciones, que incluyen funciones integradas de planificación de recursos, seguimiento del tiempo y presupuestos que ayudan a los equipos modernos a hacer más con menos. Durante mucho tiempo ha sido pionero en los beneficios de la automatización y la IA, ayudando a los clientes a ahorrar tiempo y recursos, así como a predecir los riesgos del proyecto, generar informes expansivos y priorizar automáticamente.

Puede haber una curva de aprendizaje para aprovechar al máximo las capas superiores de funciones y capacidades de la plataforma. Sin embargo, la mayoría de los clientes sienten que vale la pena la inversión en términos de tiempo, ya que estas funciones más matizadas y complejas permiten a las empresas escalar y crecer exponencialmente, desde la misma plataforma.

Características principales

Gestión de tareas mediante tablero Kanban: accede a un panel de gestión de tareas en tiempo real para una colaboración rápida y sencilla. El tablero Kanban iluminará tu flujo de trabajo y hará que todo el progreso sea transparente. También puedes conectar actualizaciones en tiempo real para cada tarjeta individual.

Gráficos de Gantt personalizables: una de las funciones más populares de Wrike, el diagrama de Gantt te ayuda a visualizar tus fechas de vencimiento y monitorear el progreso del proyecto en tiempo real. Aleja la imagen para obtener una descripción general amplia del progreso de tus proyectos o acércala para poder administrar mejor las cargas de trabajo del equipo.

Análisis en tiempo real: es más importante que nunca que las organizaciones analicen su estado de salud de manera continua, lo que les permite cambiar rápidamente cuando sea necesario. Los potentes análisis de Wrike brindan información valiosa sobre el rendimiento de toda la empresa. Emite informes en tiempo real en segundos.

Integraciones

Wrike tiene más de 400 integraciones de aplicaciones para que los clientes puedan moverse sin problemas entre la plataforma y sus otras aplicaciones favoritas, como Google Drive, Google Calendar, Slack y más. También ofrece integraciones integradas de Adobe CC y DAM, para que los usuarios puedan crear, editar y publicar directamente desde Wrike.

2. Asana

Asana es una de las herramientas para gestión de proyectos más populares. Creada para empresas de distintos tamaños, esta herramienta multifacética combina almacenamiento de archivos, hojas de ruta de proyectos, paneles de control y más en una interfaz atractiva.

Pros y contras

Asana es una plataforma de gestión de proyectos “todo en uno” que ofrece varias funciones de organización del trabajo, herramientas de gestión de recursos y una interfaz atractiva.

Sin embargo, carece de capacidades avanzadas de revisión, así como de la capacidad de configurar fácilmente una gobernanza sólida en toda la cuenta. Los usuarios con proyectos complejos pueden encontrar que la plataforma tiene dificultades para satisfacer sus necesidades.

Características principales

Workflow Builder: la función Workflow Builder de Asana es una herramienta visual que permite a los usuarios crear flujos de trabajo personalizados y conectar a los miembros del equipo.

Objetivos estratégicos: con objetivos estratégicos en Asana, los gerentes de proyectos pueden proporcionar orientación a los equipos y establecer métricas para realizar un seguimiento del rendimiento a lo largo del camino.

Diagramas de Gantt: estas son una de las formas más atractivas de ver los recursos, los plazos y el progreso general del trabajo.

Integraciones

Asana cuenta con más de 200 integraciones de aplicaciones para que los clientes puedan seguir usando sus aplicaciones favoritas, como Google Drive, Google Calendar, Slack y más.

3. Monday

Monday es una opción popular de herramientas para gestión de proyectos que incluye varias plantillas y herramientas para optimizar las operaciones y ayudar a sus equipos a trabajar para alcanzar niveles más altos de productividad. El software muestra mucha información para los equipos, pero los datos clave pueden pasarse por alto en largas cadenas de eventos.

Pros y contras

Monday es una herramienta de gestión ideal para gerentes de proyectos porque tiene una experiencia de usuario fácil de usar y un conjunto completo de funciones de gestión de proyectos que incluyen automatizaciones, paneles personalizables y una biblioteca de plantillas.

Sin embargo, la visualización similar a una hoja de cálculo puede volverse bastante desordenada, con información importante en riesgo de pasarse por alto. Tampoco tiene funciones de revisión nativas ni análisis lo suficientemente avanzados para muchas organizaciones complejas.

Características principales

Paneles personalizados: Monday.com permite a los usuarios crear paneles personalizados y ver la información del proyecto desde diferentes ángulos. Con estos paneles, los gerentes de proyectos y los líderes de equipo pueden evaluar el progreso de un vistazo en función de los datos en tiempo real de los cronogramas y la información presupuestaria.

Automatizaciones: Monday.com ofrece potentes funciones de automatización para agilizar los procesos de trabajo. Las tareas se pueden configurar con recordatorios automáticos cerca de las fechas de vencimiento, y los líderes de equipo pueden crear escenarios del tipo «si esto, entonces aquello» para acelerar el progreso.

Plantillas prediseñadas: los usuarios pueden aprovechar la biblioteca de Monday.com de 100 plantillas diferentes para iniciar proyectos rápidamente, garantizar la uniformidad y los altos estándares en toda la organización, y crear procesos repetibles para tareas comunes.

Integraciones

Monday.com tiene menos integraciones que otros competidores, sin embargo, se sincroniza con las aplicaciones más utilizadas, incluyendo Google, Slack, Salesforce y más.

4. Adobe Workfront

Adobe Workfront es la herramienta para gestión de proyectos preferida por los equipos de marketing. Sin embargo, cuenta con una amplia variedad de funciones que justifican su precio relativamente elevado. Esto es particularmente cierto en el caso de organizaciones de tamaño empresarial que necesitan capacidades más complejas.

Ventajas y desventajas

Adobe Workfront, que incluye todas las funciones de gestión de proyectos principales que necesitaría un equipo promedio, ofrece diagramas de Gantt, funciones de generación de informes y paneles avanzados, así como las sólidas capacidades de gestión de activos y pruebas que se esperan de un producto de Adobe.

Sin embargo, algunos usuarios informan que la última experiencia de usuario no está cumpliendo con la facilidad de uso y la colaboración mejorada. Esto puede generar una adopción limitada entre los nuevos usuarios, que podrían optar por las herramientas existentes. Además, su función DAM tiene errores, lo que puede provocar un retraso en la publicación.

Características clave

Planificador de escenarios: el Planificador de escenarios de Workfront es una buena herramienta para ayudar a predecir y prepararse para diversas situaciones. Puede crear escenarios y ejecutar resultados para evaluar posibles respuestas.

Establecimiento de objetivos estratégicos: esta función ayuda a los equipos a establecer objetivos claros y mensurables que deben cumplir. Esto ayuda a garantizar la alineación a medida que avanza el trabajo.

Paneles detallados: mantenga el control con paneles que permiten un acceso instantáneo al flujo de trabajo de la organización o el equipo. Realice un seguimiento de los objetivos generales o de los proyectos individuales fácilmente.

Integraciones

Adobe Workfront forma parte del reconocido y respetado grupo Adobe. Esto significa que facilita una integración perfecta con la mayoría de sus plataformas hermanas, incluida Creative Cloud. Sin embargo, ofrece una cantidad muy limitada de integraciones de terceros.

5. Microsoft Project

Microsoft Project es parte de la marca Microsoft, en la que confían millones de personas en todo el mundo. Fue diseñado para combinar muchas de las funciones de gestión de proyectos de otras marcas hermanas en una sola plataforma. Es reconocido por su gran desempeño en proyectos individuales, aunque no es tan popular cuando se trata de múltiples proyectos en curso.

Pros y contras

Microsoft Project ofrece un conjunto sólido de herramientas para equipos modernos, incluidos diagramas de Gantt, vistas de cuadrícula y tableros, así como varias funciones de gestión de recursos que ayudan a administrar tareas y equipos.

Microsoft Project funciona mejor junto con otros productos de Microsoft, como Outlook, Teams y SharePoint, para colaborar y trabajar de manera multifuncional de manera adecuada. Esto puede resultar frustrante para las personas que buscan una solución de plataforma única todo en uno.

Características principales

Paneles interactivos: requiere una integración con Power BI, pero la capacidad de ver el estado general del proyecto y el progreso individual rápidamente con paneles interactivos es una ventaja.

Vista de cronograma de Gantt: busque fechas de vencimiento próximas, obstáculos o progreso con la siempre popular vista de Gantt.

Seguimiento de presupuesto: aunque solo está optimizada para proyectos individuales, esta práctica función le permite mantener el control de los gastos, respetando el presupuesto y los plazos.

Integraciones

Como es de esperar, Microsoft Project es muy potente en cuanto a integraciones con otras partes del ecosistema de Microsoft, pero no tanto con otras aplicaciones de terceros. Sin embargo, permite conexiones con Slack, Google Calendar, Outlook, HubSpot y más.

6. Basecamp

Basecamp es una herramienta para gestión de proyectos fácil de usar, especialmente beneficiosa para equipos pequeños que buscan funciones de gestión de proyectos que incluyan funciones de programación, colaboración y supervisión.

Pros y contras

Basecamp es una opción muy sencilla, con precios que se basan en los requisitos, no en los usuarios, lo que atraerá a algunos equipos más pequeños o empresas en crecimiento. Debido a su simplicidad, también es relativamente fácil de navegar y aprender, por lo que tiene una curva de aprendizaje corta.

A escala, Basecamp puede carecer de las funciones más complejas necesarias para la colaboración multifuncional entre equipos en crecimiento. Si bien tiene una función de «Alineación», hay formas limitadas de ver el trabajo, a diferencia de otros productos con diagramas de Gantt personalizables, tableros Kanban, vistas de tabla y más.

Características principales

Listas de tareas pendientes: visualice sus cargas de trabajo rápidamente y divida proyectos complejos con una lista de tareas pendientes para cada proyecto, completa con notas y archivos adjuntos separados.

Tableros de mensajes: manténgase en comunicación constante en tableros dedicados, lo que ayuda a los equipos a trabajar juntos para avanzar en un proyecto en particular.

Programación de proyectos: esta función ayuda a los usuarios a asegurarse de que no se pierdan los plazos clave. Cree fechas de vencimiento, realice un seguimiento del progreso, detecte obstáculos e integre con calendarios para mantenerse actualizado.

Integraciones

Si bien no ofrece una gama tan amplia como otras soluciones de software disponibles, Basecamp permite integraciones con muchas aplicaciones de terceros que tienen capacidades adicionales de desarrollo de software, gestión de proyectos y generación de informes.

7. Trello

Trello es una de las primeras herramientas para gestión de proyectos basadas en Kanban y una de las más utilizadas en España. Aún permite una visualización simple de proyectos y una gestión eficaz de tareas de arrastrar y soltar. Es un software familiar y fácil de utilizar para muchas personas, que permite compartir y colaborar fácilmente, incluso entre usuarios externos.

Ventajas y desventajas

Trello hace que la gestión de tareas sea casi divertida, con tableros atractivos y una interfaz fácil de usar que lo hacen excelente para optimizar la productividad en equipo.

Sin embargo, es limitado en términos de funciones de gestión de proyectos y carteras para toda la organización, por lo que, si necesita crear estrategias o planificar desde un nivel superior, es posible que le convenga una opción de software de gestión de proyectos más completa.

Características principales

Tableros Kanban: Trello es una de las herramientas de tableros Kanban más conocidas, con una interfaz atractiva y una sencilla funcionalidad de arrastrar y soltar.

Tarjetas personalizadas: personalice las tarjetas de tareas con fechas de vencimiento, comentarios y más para asegurarse de que todos los miembros del equipo puedan ver lo que se necesita rápidamente.

Automatización del flujo de trabajo: cree flujos automatizados entre tarjetas que ayuden a agilizar la entrada y acelerar la entrega.

Integraciones

Trello cuenta con más de 200 integraciones listas para usar con Google, Slack y otras de las herramientas de gestión del trabajo muy utilizadas.