Tener una empresa bien organizada en todos los aspectos es, sin duda, algo que la acerca mucho más al éxito. Si además hablamos de toda la información acerca de los clientes que se puede gestionar en una compañía, contar con un sistema bien estructurado y rápido es ideal, no solo para encontrar de manera sencilla estos datos, sino también para que las oportunidades de venta sean efectivas y reales. Para cumplir con este propósito, existen, entre otras herramientas, los CRM. Hoy te hablamos de las ventajas de integrar CRM y comunicación empresarial.

Pero ¿qué es realmente un CRM? Este término proviene de las siglas en inglés de “Customer Relationship Management”, lo que traducido al español sería gestión de las relaciones con el cliente. Hablamos de un conjunto de herramientas (normalmente softwares que funcionan a través de Internet) que utilizan las empresas para administrar sus bases de datos y optimizar la gestión de los clientes y las ventas.

Existen una gran cantidad de CRMs en el mercado. Aunque funcionan de manera distinta y se utilizan en entornos distintos, comparten un mismo objetivo: agrupar toda la información en una misma plataforma, de manera que todos los empleados puedan modificarla y consultarla cuando sea necesario.

En el caso de las oportunidades de venta, será la intervención de un CRM lo que te ayudará a diferenciarte de la competencia y a convertir un cliente potencial en una venta real y efectiva. Además, estos sistemas permiten la conexión con otras herramientas, llevando así la experiencia que le ofrecemos al usuario al siguiente nivel, ya que complementaremos las funcionalidades de cada uno y las potenciaremos aún más.

En este artículo queremos hablarte de las ventajas que puedes obtener al integrar tu CRM con otras herramientas, concretamente con tu sistema de telefonía. ¡Sigue leyendo para saber cuáles son!

¿Por qué integrar un CRM con tus herramientas de comunicación empresarial?

En algunas empresas se usan distintas tecnologías frecuentemente. Sin embargo, uno de los retos más importantes es tratar de integrar y organizar bajo unas directrices comunes todos esos sistemas que conectan los departamentos de la compañía, de manera que todos los trabajadores puedan colaborar y acceder en todo momento a la información de los clientes.

Si los sistemas de tu compañía no están correctamente integrados, tus agentes no tendrán otra opción que cambiar de un sistema a otro durante las interacciones con los clientes, algo que dificulta la productividad tanto de los propios empleados como la de la empresa y consume una gran cantidad de tiempo. Y todo ello sin contar el impacto en la imagen que los consumidores tendrán de la compañía.

Por otra parte, es importante que las empresas guarden y analicen la gran cantidad de datos que obtienen a diario de las comunicaciones con los clientes. Sin embargo, en una empresa se gestionan un gran número de interacciones, de forma que la administración manual no es una idea que valga la pena desarrollar en la actualidad. Por eso, en una conversación con un cliente (sea a través de voz, chat o incluso vídeo), interrumpir la interacción para buscar en la base de datos de clientes llega a ser complicado.

Combinando nuestro sistema de gestión de clientes y nuestros sistemas de comunicación, no será necesario, ya que podremos visualizar y modificar estos datos sin abandonar la interacción.

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Ventajas de conectar un CRM a tus herramientas de comunicación empresarial

Además de la ya mencionada ventaja de obtener los datos del cliente sin necesidad de abandonar la conversación, integrar un CRM a tus herramientas de comunicación empresarial te proporcionará los siguientes beneficios:

• Acceso a todos los datos desde una misma plataforma y desde cualquier lugar: actualmente, los sistemas de telefonía virtual (como las centralitas virtuales o los softwares de call center) al funcionar a través de Internet, permiten el acceso de los trabajadores a estas plataformas independientemente de dónde se encuentren, siempre que tengan un dispositivo (ordenador, móvil o tablet) conectado a la red. Los cambios se registrarán en tiempo real, de forma que los empleados tendrán la seguridad de encontrar la información siempre actualizada.

Además, los sistemas de telefonía actuales también incluyen la posibilidad de conectarse con otras aplicaciones, como son, por ejemplo, WhatsApp o Telegram. De esta forma, los negocios pueden comunicarse con los clientes desde una perspectiva omnicanal, ofreciendo a los usuarios la posibilidad de contactar con la empresa por el medio que les resulte más cómodo en ese momento. Así, además de mejorar la calidad de las interacciones, aumenta la probabilidad de convertir cada conexión con un cliente potencial en uno real. Estaremos ofreciendo una imagen de empresa que se preocupa por ponérselo fácil a los consumidores y una atención personalizada, adaptada a sus necesidades en cada momento.

• Identificación de los clientes: el CRM almacena la información detallada sobre cada consumidor. Como decíamos anteriormente, con la integración a un sistema de comunicación empresarial, estos datos se muestran al agente automáticamente en cuanto recibe una interacción. Esto nos permitirá, además de establecer una relación sólida con los clientes, incrementar su confianza y compromiso con la empresa, al mismo tiempo que podemos realizar un seguimiento de sus acciones registrando todas las interacciones en el CRM.
• Mejora la toma de decisiones: el registro de toda la información de las interacciones en el CRM permite realizar un seguimiento de aspectos como la calidad de la atención proporcionada. De esta forma, podremos tomar decisiones de una manera sencilla, consiguiendo adelantarnos a las necesidades de los usuarios y adaptar nuestro servicio a lo que realmente está buscando.
• Te permitirá proporcionar un servicio óptimo: integrar tu CRM a un sistema de comunicación permite reducir los tiempos de espera. Además, la información siempre estará actualizada, de manera que reducimos el número de errores, y nuestros agentes proporcionarán un servicio uniforme, es decir, podrán resolver las dudas de los clientes independientemente de si lo han atendido previamente ellos mismos o no.
• Fidelizar clientes: los usuarios se verán atraídos por el servicio de calidad que ofrece tu empresa. Así, además de mejorar su experiencia, lograremos que repitan con nosotros, creando lealtad y confianza hacia la marca.

En cualquier negocio optimizar los procesos y adaptarse a la nueva era digital es fundamental. Por ello, incluir las nuevas tecnologías en los distintos ámbitos es esencial. Un CRM integrado con nuestro sistema de comunicación empresarial es clave para proporcionar una atención al cliente óptima al existir un flujo de trabajo continuo y eficiente.

Si algo hemos aprendido el año 2020 es la importancia de la digitalización de nuestras empresas. No solo eso, sino que también de lo poco preparadas que están algunas para dar el paso a lo digital. Te hablamos de 7 herramientas digitales que serán indispensables para tu negocio el año que acabamos de comenzar.

Según datos recientes, el 90% de las pequeñas empresas no ofertan sus productos online. Mientras que el 85% de los que lo hicieron ya, empezaron a ver resultados.

Pero digitalizarse no significa solo vender online. También implica un proceso de modernización de procesos y de aprovechamiento de la nueva tecnología.

Vivimos en una era de gran desarrollo tecnológico y hay muchas herramientas que nos pueden ayudar y hacer más ameno, rápido, barato o fácil nuestro trabajo.

Aquí hablaremos de 7 herramientas digitales imprescindibles para este 2021 que se avecina.

1. Programas de contabilidad – Las cuentas bajo control

Tener un contable ya es cosa del pasado. Muchos empresarios y gerentes de PYMES han tenido grandes quebraderos de cabeza debido a problemas con contables. No porque no sepan hacer su trabajo, sino porque no siempre pueden ofrecer el servicio personalizado que uno necesita.

Hay veces que se necesitan consultas o una atención que no siempre podemos conseguir. Además de las reticencias de quienes prefieren tener todo bajo su propio control. ¿Cómo hacer para poder llevar la contabilidad de tu empresa sin ser un contable? O más aún, sin tener grandes conocimientos de contabilidad.

Es para ellos, y para todos, que existen las aplicaciones y programas de contabilidad. Se trata de una manera fantástica de llevar las cuentas de tu empresa de manera ordenada y al día. Además, con una interfaz amigable y comprensible, gráficos, consultas al soporte personalizado y muchas ayudas.

Pero no solo se limitan a llevar el control de las cuentas, también tienen entre su base de datos los impuestos que debe pagar una empresa, de modo que pueden recordar y explicar para cada tipo de empresa qué, cuánto y cuándo pagar determinadas tasas.

Son la mejor manera de evitar sorpresas desagradables, mantener todo bajo control y poder dedicar tu tiempo a seguir dirigiendo y mejorando tu empresa.

2. CRM – Mucho más que un software

Si en 2021 hay que explicar que es un CRM, es una mala señal. Se trata de un acrónimo que significa (en inglés) “Gestión de relación con los clientes”. Sin embargo, no hay que dejarse engañar por su nombre, se trata de mucho más que una herramienta para controlar el trato con el cliente:

• Controlar gran volumen de clientes
• Lanzar y controlar estrategias de marketing
• Analizar y recolectar datos de comportamientos de clientes
• Ayuda a fidelizar y retener clientes
• Mejora el posicionamiento de la marca
• Mejora la asistencia al cliente haciéndola más intuitiva y personal
• Generar reportes e informes
• Ayuda a mantener organizados todos los movimientos de la empresa

Solo por mencionar algunas de todas las acciones que podemos hacer con la ayuda de un CRM. Se puede implementar en el departamento de marketing, de ventas, de atención al cliente e incluso en el de informática.

Hay miles de herramientas digitales tipo CRM en el mercado. Algunas más genéricas, otras más específicas. Dependiendo de nuestras necesidades, necesitaremos un tipo u otro.

3. Subtitulador de videos – El futuro pasa por los ojos

El video representará en 2021 el 80% del total del tráfico de internet del mundo. Necesitas elementos audiovisuales si quieres estar al día, captar la atención de los clientes y crear contenido de calidad.

Sin embargo, hacer videos no es sencillo ni barato. O, por lo menos, hacer videos de calidad no lo es. Si vas a embarcarte en esta aventura, más vale que lo hagas bien. Cualquiera es capaz de filmar con su móvil un producto medianamente normal, pero un buen video es una carta de presentación ideal para destacar y dar a conocer tu marca o empresa.

Primero necesitarás un editor, que es la herramienta básica para cualquier contenido audiovisual. Cortar, pegar, ajustar imagen, sonido, quitar silencios, etc. Es importante pulir tu video para que sea relevante.

Sin embargo, un video bonito no alcanza. Necesitas que quede claro tu mensaje y que sea accesible a cuanta más gente posible. Para esto es muy importante un generador de subtítulos. Hay que tener en cuenta quienes no tienen capacidad auditiva o simplemente quienes no pueden activar el audio de sus dispositivos.

Al presentar un video con subtítulos captas, además, la atención desde el principio. Invitando incluso a quienes no puedan escucharlo a que lo entiendan y lo disfruten.

4. Newsletters – Un clásico cada vez más de moda

La primera forma de marketing masivo era a través del correo. Con la llegada de internet, los anuncios empezaron a llegar a nuestro buzón virtual. Pero como todo, el abuso creó el SPAM y las inteligencias artificiales empezaron a leer el contenido y descartarlo por nosotros.

Esa es un poco la caída del marketing por email. Sin embargo, desde hace unos años está volviendo y cada vez con más fuerza. Ya no se obtienen los emails de formas poco legales ni se mandan anuncios sin permiso. Esta vez somos conscientes y, es más, los propios clientes son los que se apuntan.

Crear una newsletter con noticias, contenido de calidad y promociones especiales hace que cada vez sean más los que se suman a la lista de emails. De manera sutil, cercana y directa podemos ofrecer a nuestros clientes ofertas personalizadas y especiales.

Crear una newsletter ya no es un quebradero de cabeza. Gracias a herramientas digitales como Mailchimp o MailerLite, podemos en pocos minutos programar y enviar emails a miles de personas y tener todo bajo control.

5. Almacenamiento en la nube – Espacio más allá de nuestra imaginación

Atrás quedaron los días de los servidores físicos, los discos duros externos y los pendrives. La información ya no se almacena en dispositivos. Para ser más exactos, la información ya no se maneja de forma física. Podemos manejar todos los documentos de nuestra empresa desde cualquier ordenador y desde cualquier parte.

Existen herramientas que simplemente se limitan al almacenamiento. Por un precio bajo (o incluso gratis), tenemos muchas ofertas de almacenamiento en la nube. A través de nuestra cuenta tendremos acceso a todo lo que guardemos en nuestros discos duros virtuales.

BENEFICIOS:

• Accede desde cualquier punto en cualquier momento
• Inmediatez
• Facilidad para acceder y compartir
• Posibilidad de edición conjunta en tiempo real
• Aumento de espacio simple y a buen precio
• Al no ser físico, no se estropea con el dispositivo

DESVENTAJAS:

• Necesaria una buena conexión a internet
• Acceso gratuito limitado
• En materia de seguridad hay que estar pendiente a quién damos acceso
• Fácil de copiar, una vez accedido al material

Aunque parezcan igual cantidad de motivos, son muchos más y más relevantes las ventajas que las desventajas. No existen motivos para no tener nuestros documentos importantes en la nube en pleno siglo XXI.

6. Gestión de trabajo en equipo – El tablero virtual

¿Cuántas veces hemos necesitado visualizar el conjunto para poder organizar el particular? Escribir a mano o en post-its todo lo que hay que hacer, asignarle una tarea a cada colega, la fecha de entrega, y un sinfín más de cosas de las que estar pendientes.

Si disponíamos de espacio y tiempo, podíamos crear nuestro propio tablero para organizar todo. Pero no siempre era posible ni fácil. Además, solo era accesible a unos pocos.

Es por eso que hace varios años están desarrollándose y popularizándose nuevas herramientas digitales como Trello, Smartsheet o Clarizen para poder gestionar los equipos y las tareas online.

Puedes tener en pantalla, en forma de lista, todas las tareas, los plazos y la información. Además de ser accesible a todos, cada persona puede personalizarlo como mejor le convenga sin modificar la información de los demás. La organización de tareas ya nunca más será la misma.

7. Gestión de redes sociales – Todo el contenido a un clic de distancia

Es normal, e incluso recomendable, que tu empresa tenga un perfil en varias redes sociales. Como ya dijimos antes, lo importante es llegar a toda la gente que podamos. Sin embargo, no todas las redes son iguales ni lo es su contenido.

Hay quien prefiere unificar el contenido y compartir lo mismo en todas las redes. Hay quienes se centran en una en particular y utilizan las demás como “satélites” para enlazar al contenido. Y hay quienes prefieren personalizar cada una y crear contenido específico y adaptado a cada público.

Sea cual sea tu estrategia necesitarás un gestor de redes sociales. En vez de estar entrando y saliendo de cada aplicación o página web, puedes tenerlas todas bajo control en un solo sitio.

Desde controlar el contenido, programar publicaciones, adaptarlo a cada pantalla hasta programar cada una a una hora distinta. Además, se pueden gestionar las notificaciones y las interacciones de cada red social en tiempo real. La gran arma secreta y una de las herramientas digitales favoritas de los Community Manager

Cada empresa y PYME tiene una realidad y unas necesidades. Sin bien estas herramientas digitales pueden ayudar en general, es cuestión de que cada uno encuentre la que más le conviene.

Puede ser el precio, las prestaciones, la asistencia o lo personalizable lo que nos haga decidirnos por una o por otra. Lo importante es siempre investigar, consultar, preguntar y no tomarse la elección a la ligera. Una vez que encontremos la correcta, los resultados no tardarán en aparecer.